Die ZTD-Methode: 10 gute Vorsätze, mit denen Sie 2022 produktiver und besser organisiert sind!

Mein Schreibtisch bricht unter der Last des Papiers zusammen. Mein Posteingang meldet mir jeden Morgen, dass ich mehr als 200 ungelesene Nachrichten habe. Kurz gesagt, ich bin nicht gerade ein Profi, wenn es um Organisation geht. Aber dieses Jahr habe ich mir vorgenommen, das alles mit der Zen to Done oder ZTD-Methode zu ändern! Sie wurde von Leo Babauta, dem Autor des Blogs zenhabits.net, erfunden und hat zum Ziel, einfache Lösungen für alltägliche Organisationsprobleme zu finden.

1. Ich sammle meine Ideen, wenn sie kommen, und oft habe ich im Laufe eines Tages viele davon, aber sie verflüchtigen sich so schnell, wie sie auftauchen. Ich mache mir regelmäßig Notizen, um sie alle im Blick zu behalten. Ich benutze ein kleines Notizbuch, das ich leicht mit mir herumtragen kann, damit ich alles aufschreiben kann, was mir in den Sinn kommt. Sobald ich Zeit habe, lese ich sie noch einmal durch und übertrage die besten Ideen auf meine To-do-Liste, in meine Projektmappe oder in mein Tagebuch.
2. Ich bearbeite alle meine Informationen mindestens einmal am Tag, egal ob es sich dabei um meine E-Mails, Korrespondenz, Sprachnachrichten, Besprechungsnotizen oder Notizen aus meinem Notizbuch handelt. Ich beginne mit den neuesten Informationen und ergreife die erforderlichen Maßnahmen: Ablegen, planen, verschieben, delegieren, wegwerfen!
3. Ich plane meine Arbeitsaufgaben für die Woche. Jeden Tag setze ich drei Prioritäten, die an diesem Tag erledigt werden müssen, und erledige sie so schnell wie möglich. Dann kann ich mich besser auf den Rest konzentrieren oder mich weiter steigern. Ich denke daran, meinen Zeitplan zu aktualisieren, sobald eine Aufgabe erledigt ist. Das ideale Werkzeug, um die Planung zu erleichtern: ein eigener Kalender.
4. Ich mache immer nur eine Sache auf einmal und verzichte auf Multitasking, d. h. ich schreibe eine E-Mail, gehe ans Telefon und lese gleichzeitig eine Datei: Wenn man etwas richtig machen will, kann man nur eine Sache auf einmal machen! Vor allem lasse ich mich nicht ablenken, denn es ist schwierig, sich wieder zu konzentrieren, wenn man einmal unterbrochen wurde. Deshalb schalte ich alle Ablenkungsquellen aus: eine Benachrichtigung, wenn eine E-Mail oder eine SMS eintrifft, das Geräusch des Telefons, offene Tabs in meinem Webbrowser, auf meinem Schreibtisch verstreute Dateien usw. Wenn ich in einem Großraumbüro arbeite, ziehe ich mich in einen Besprechungsraum zurück, wo es ruhig ist.
5. Ich schreibe jeden Tag Listen mit einfachen Aufgaben, die ich nach Themen gruppiere: Zuhause, Büro, Projekte, Einkaufen usw. Ich kann z. B. mein Notizbuch benutzen, um die Anzahl der Dinge, die ich mit mir herumtragen muss, zu begrenzen, wobei ich diesmal am Ende anfange, damit die Informationen nicht durcheinander geraten.
6. Ich organisiere meinen Arbeitsbereich: Ich entrümple mein Büro, indem ich für alles einen Platz finde. Ich statte mich mit Ordnungsmitteln aus: Ordner, Plastikhüllen, Trennblätter usw. Ich stelle sicher, dass ich die Dinge nach und nach organisiere, damit ich immer einen Arbeitsplatz habe, an dem ich mich konzentrieren kann.
7. Ich überprüfe meine Ziele jede Woche. Ich mache eine Bestandsaufnahme dessen, was ich erreicht habe und was noch zu tun ist, so dass ich immer weiß, was ich als Nächstes tun werde. Wenn ich meine Ziele nicht erreicht habe, versuche ich zu verstehen, warum, und finde heraus, wie ich meine Organisation verbessern kann. Das Gleiche tue ich einmal im Monat und einmal im Jahr, aber mit mehr Tiefgang.
8. Ich setze meine Prioritäten. Ich ignoriere alle Aufgaben oder Projekte, die nicht wesentlich sind, und konzentriere mich auf das, was wichtig ist, um meine Ziele zu erreichen. Ich stelle mir die richtigen Fragen, um meine Prioritäten festzulegen: Ist dieses Treffen in dieser Phase des Projekts wirklich sinnvoll? Brauche ich diese Information unbedingt jetzt, oder kann sie bis zum Ende der Woche warten?
9. Ich lege Routinen fest. Abgesehen von besonderen Ereignissen, wie einem Kundentermin oder einer Teambesprechung, versuche ich, meinen Tag mit einem immer gleichen Organisationsritual zu beginnen: E-Mails beantworten, Unterlagen abheften, Termine bestätigen, To-do-Listen schreiben, Termine überprüfen usw. Bevor ich die Arbeit verlasse, tue ich noch einmal dasselbe: E-Mails löschen, die ich bearbeitet habe, erledigte Aufgaben auf meinen Notizen durchstreichen, meinen Schreibtisch aufräumen, lose Papiere abheften, usw.
10. Ich suche mir Dinge, für die ich mich begeistern kann. Wenn man mag, was man tut, neigt man weniger dazu, Aufgaben immer wieder aufzuschieben (prokrastinieren) und will immer besser werden. Wenn ich auf dem Weg zur Arbeit nicht vorankomme, ist es an der Zeit, mir ein paar Fragen zu stellen. So versuche ich herauszufinden, was mich stresst oder was ich nicht bewältigen kann: ist es das Umfeld, das Management, die Kunden, die Aufgaben oder die persönlichen Beziehungen? Ich spreche darüber mit meinen Kollegen, meinen Vorgesetzten und Freunden, die bereit sind, mir zu helfen. Und wenn ich mich nicht motivieren kann, sagt man nicht, dass der Jahresanfang die beste Zeit ist, um seinen Job oder sogar sein Leben zu ändern?

Indem ich die Grundsätze der ZTD-Methode übernommen habe, fasse ich einige positive Vorsätze für die Organisation meines Lebens. Und schon bald werden sie zu Gewohnheiten werden, die wertvolle Verbündete sind, wenn es darum geht, mich im Alltag noch effektiver zu machen!