GTD, Getting Things Done – eine einfache, aber sehr effektive Methode, um produktiver zu werden

David Allens internationaler Bestseller „GTD, Getting Things Done^®“ (auf Deutsch: „Wie ich die Dinge geregelt kriege“) ist jetzt schon vor ein paar Jahren erschienen (2001 in den USA, 2007 in Deutschland). Das Buch ist immer noch relevant und anregend dadurch, dass die Methode sehr einfach, verständlich und pragmatisch ist.

Stapel an Papieren, Mappen und Notizzetteln, die auf Ihrem Schreibtisch rumfliegen, sind lästig und lenken sogar ab, auch wenn man es vielleicht nicht merkt. Wenn der Arbeitsplatz aufgeräumt und frei ist, ist man auch geistig geordneter und freier. Um die Methode umzusetzen, muss man sich Zeit nehmen, um aufzuräumen, Mappen zu ordnen, sich die richtigen Arbeitsmittel zu besorgen und sich ein Ordnungssystem anlegen, das zu einem passt.

Emails, Anrufe, Meetings und Termine werden zu einem Strom an Anfragen und Informationen, aber die Zeit und Ressourcen, die Sie haben, um alles zu bewältigen, wird nicht mehr. Unsere Gehirne sind laut Daivd Allen vollgestopft mit To-do-Listen und Aufgaben, die uns im Nacken sitzen. Sie ziehen uns runter, verursachen Stress und verbrauchen Ressourcen, die wir für wichtigere Dinge brauchen.

Eines der Grundprinzipien von „Getting things done“ besagt, dass man Aufgaben, die einem im Kopf rumschwirren – egal ob sie groß, klein, professionell, privat, dringend oder nicht sind – alle aufschreibt und damit extern sicher abspeichert: z.B. ein Zettel auf deinem Schreibtisch und zwar ein Zettel pro Aufgabe.

Bei den vielen zusammengetragenen Informationen müssen Sie sich Klarheit verschaffen, darüber, in welcher Reihenfolge Sie die Aufgaben erledigen wollen. Abgesehen von der Methode müssen Sie regelmäßig Ihre Listen durchlesen und bestimmen, was Sie davon als nächstes erledigen wollen. Fassen Sie Aufgaben zu Projekten zusammen und vor allem handeln Sie! Hier ein paar praktische Tipps, die Ihr Leben wirklich verändern werden:

• Ordnen Sie ihre Aufgaben nach Priorität. Wenn Sie oben anfangen mit den wichtigsten und dringendsten Aufgaben, fallen wahrscheinlich schon automatisch welche raus, die nicht so wichtig sind.
• Tuen Sie nie wieder etwas zurück in den Posteingang.
• Bestimmen Sie immer die nächste konkrete physische Handlung, die Sie machen werden. Die Woche nach den Ferien zu organisieren, ist zum Beispiel keine konkrete Aufgabe, im Gegensatz zu: die Assistentin des Managers anrufen oder ein Raum buchen. Konkrete physische Handlungen bringen Sie weiter!
• Unser Lieblingstipp ist die 2-Minuten-Regel. Erledigen Sie alles, was weniger als 2 Minuten braucht sofort, egal wie dringend es ist. Dieser kleine Tipp kann grundlegend Ihre Arbeitsweise verändern und Sie können damit viel Zeit einsparen.

Planen Sie Ihren Tag nach Ihrem Terminplan: Jeden Morgen schreiben Sie alle Termine und Aufgaben des jeweiligen Tages in Ihr Notizbuch. Dann scannen Sie die Seite mit Datum bei SCRIBZEE® ein und haben immer alles Wichtige dabei, jederzeit und überall.

Seien Sie nicht übermütig und setzen Sie sich ein realistisches Ziel an Aufgaben, damit Sie auch am Ende des Tages sehen, wie effizient Sie waren. Das Ziel ist es, alle Aufgaben des Tages erfolgreich zu erledigen. Es gibt nichts Schlimmeres, als unerledigte Aufgaben auf den nächsten Tag verschieben zu müssen. Wenn das doch passiert, dann fragen Sie sich: War diese Aufgabe wirklich eine konkrete oder besteht sie vielleicht aus vielen kleinen konkreten Einzelaufgaben?

Aber keine Sorge, morgen ist ein neuer Tag!