El método ZTD: ¡10 buenos propósitos que puedes adoptar para ser más productivo y estar mejor organizado en 2022!

Mi escritorio se derrumba bajo el peso del papel que hay sobre él. Mi bandeja de entrada me dice cada mañana que tengo más de 200 mensajes sin leer. En resumen, no soy precisamente una profesional de la organización. Pero este año me he decidido: ¡todo va a cambiar con el método Zen to Done o ZTD! Inventado por Leo Babauta, autor del blog zenhabits.net, su objetivo es aportar soluciones sencillas a los problemas cotidianos de organización.

1. Recojo mis ideas a medida que van surgiendo y a menudo tengo muchas en el transcurso de un día, pero se evaporan tan rápido como aparecen. Tomo notas con regularidad para no perderlas todas. Utilizo un pequeño cuaderno que es fácil de llevar a todas partes, para poder anotar todo lo que me viene a la cabeza. En cuanto tengo tiempo, lo releo y traslado las mejores ideas a mi lista de “cosas por hacer”, en mi archivo de proyectos o en mi agenda.
2. Proceso toda la información al menos una vez al día, ya sean mis correos electrónicos, la correspondencia, los mensajes del buzón de voz, las notas de las reuniones o los apuntes de mi cuaderno. Empiezo por ocuparme de la información más reciente y emprendo las acciones necesarias: archivar, planificar, aplazar, delegar, tirar.
3. Planifico mis tareas de trabajo para la semana. Cada día, doy prioridad a tres de ellas, que tienen que hacerse ese día, y las hago lo antes posible. Así puedo concentrarme mejor en el resto, o incluso adelantarme. Me acuerdo de actualizar mi agenda en cuanto una tarea está hecha. La herramienta ideal para facilitar la planificación: un calendario dedicado.
4. Hago una cosa a la vez y digo no a la multitarea, es decir, a enviar un correo electrónico, contestar al teléfono y releer un archivo al mismo tiempo: si quieres hacer algo bien, sólo puedes hacer una cosa a la vez. Sobre todo, no me permito distraerme, porque es difícil recuperar la concentración una vez que se ha interrumpido. Así que elimino todas las fuentes de distracción: una notificación cuando llega un correo electrónico o un texto, el sonido del teléfono, las pestañas abiertas en mi navegador web, los archivos dispersos por mi mesa, etc. Si trabajo en una oficina abierta, me retiro a una sala de reuniones donde haya silencio.
5. Cada día escribo listas de tareas sencillas, agrupadas por temas: casa, oficina, proyectos, compras, etc. Por ejemplo, utilizo mi cuaderno para limitar el número de cosas que tengo que llevar, esta vez empezando por el final, para que la información no se mezcle entre ellas.
6. Organizo mi espacio de trabajo: Desordeno mi oficina buscando un lugar para cada cosa. Me doto de herramientas de archivo: carpetas, carteras de plástico, separadores, etc. Me aseguro de organizar las cosas sobre la marcha, para tener siempre un espacio de trabajo en el que pueda concentrarme.
7. Cada semana reviso mis objetivos. Hago balance de lo que he conseguido y de lo que me queda por hacer, lo que significa que lo que voy a hacer a continuación está siempre en mi cabeza. Si no he conseguido mis objetivos, intento entender por qué, e identifico cómo mejorar mi organización. Hago lo mismo una vez al mes y una vez al año, pero con más profundidad.
8. Establezco mis prioridades. Ignoro las tareas o proyectos que no son esenciales y me concentro en lo que es importante para alcanzar mis objetivos. Me hago las preguntas adecuadas para establecer cuáles son mis prioridades: ¿es realmente útil esta reunión en esta fase del proyecto? ¿Necesito definitivamente esta información ahora, o podría esperar hasta el final de la semana?
9. Establezco rutinas. Aparte de eventos específicos, como una cita con un cliente o una reunión de equipo, intento empezar mi día con un ritual de organización, que siempre es el mismo: responder a mis correos electrónicos, archivar mi papeleo, confirmar mis citas, escribir mis listas de tareas, revisar mi agenda, etc. Antes de salir del trabajo, vuelvo a hacer lo mismo: borrar los correos que he tratado, tachar las tareas que he realizado en mis notas, ordenar mi mesa, archivar papeles sueltos, etc.
10. Busco las cosas que me apasionan. Cuando te gusta lo que haces, tiendes a procrastinar menos y siempre quieres hacerlo mejor. Si me arrastro al trabajo, es el momento de hacerme algunas preguntas. Intento identificar lo que me resulta estresante o lo que no puedo manejar: ¿es el entorno, la dirección, los clientes, las tareas o las relaciones personales? Hablo de ello con mis compañeros, mis jefes y los amigos que estén dispuestos a ayudarme. Y si no encuentro mi motivación, ¿no se dice que el comienzo del año es el mejor momento para cambiar de trabajo o incluso de vida?

Al adoptar los principios del método ZTD, estoy haciendo algunos propósitos positivos sobre cómo organizar mi vida. Y muy pronto se convertirán en hábitos, que son preciosos aliados a la hora de hacerme aún más eficaz en el día a día.