Una guía para que tus reuniones sean más eficaces
¿Quién no ha participado en una larga reunión con la impresión de que no se aborda el problema que la origina? No hay nada más frustrante que perder el tiempo con reuniones improductivas… Descubra nuestros 4 consejos para una reunión bien organizada, porque sí, ¡las reuniones implican preparación!
Una reunión = un objetivo
Para evitar las reuniones ineficaces, el primer paso es definir el motivo de la reunión. ¿Es para validar la versión final de un documento interno? para elegir entre dos soluciones? para definir un plan de acción que pueda transmitir a los distintos departamentos implicados?
Su objetivo debe ser tangible, y éste debe ser el tema principal de su reunión. Para implicar al máximo a los empleados, formúlelo como un problema a resolver. A partir de ahí, podrá determinar el formato adecuado para su reunión.
En el tiempo disponible, debe ser capaz de responder a su problema. Por tanto, presta atención a los tiempos y no dudes en designar un jefe de tiempo. Para ahorrar tiempo, comparte el orden del día de la reunión con los participantes una semana antes. Esto les permitirá pensar con antelación y llegarán a la reunión con respuestas que le ayudarán a avanzar más rápidamente.
La preparación: la clave del éxito de la reunión
Todo empieza antes de la reunión. La preparación de la reunión es esencial y hay que dedicarle tiempo en la agenda.
Estos son los temas que hay que tener en cuenta antes de la reunión:
- La estructura de su reunión y los diferentes pasos que le llevarán a su objetivo. Al igual que para una presentación, lo ideal es hacer un esquema, al que puedes referirte durante la reunión, como guía.
- Materiales que puedes necesitar: bloc de notas smartchart, notas adhesivas, bolígrafos de diferentes colores, etc.
- Las tácticas que hay que utilizar para obtener la opinión de todos durante la reunión.
- La estrategia a adoptar para mantener el control del tiempo.
Después de pensar en estos puntos, recopila la información más importante en una nota escrita a mano. Escanéala antes de la reunión con la aplicación móvil SCRIBZEE y ponle un recordatorio. No te olvidarás de volver a leerla antes de la reunión. Será la forma ideal de recordarte el objetivo y el desarrollo de la reunión a seguir.
Actas para mantener a todos al día:
Para una reunión más interactiva y colaborativa, lo ideal es tomar notas en una pizarra caballete o en papel. También es muy práctico hacer un acta de la reunión.
Ahorra tiempo escaneando una pizarra caballete o con SCRIBZEE para resumir las ideas y, sobre todo, la toma de decisiones.
Esto se puede completar, si es necesario, con un resumen de tu problema inicial.
No olvides compartir este informe con tu equipo a través de SCRIBZEE después de haber escaneado los diferentes elementos.
Seguimiento del proyecto en el tiempo:
Con demasiada frecuencia, la reunión tiene lugar y después… la calma es total. Todo el mundo ha anotado sus tareas pero no hay un verdadero seguimiento en modo proyecto. Cada empleado trabaja en silos sobre lo que debe hacer, y la ejecución de las tareas sigue siendo bastante opaca.
Para evitar este escollo, no dude en seguir el progreso de las tareas en SCRIBZEE. Puede añadir un estado al informe que haya escaneado de antemano. Estos estados personalizables seguirán el progreso de sus tareas. De este modo, podrás hacer un seguimiento de los logros de todos y asegurarte de que el proyecto avanza lo más rápidamente posible.
La planificación y la preparación son las claves del éxito de las reuniones. Cuanto más se enmarquen de antemano, más flexibilidad tendrás para llevarlas a cabo. Evitará perder su tiempo y el de sus colegas.
