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Optimisez vos rendez-vous professionnels avec SCRIBZEE

Conseils professionnels 11 octobre 2021

Entre travail et vie personnelle, vos journées sont bien remplies et il est parfois difficile de vous y retrouver niveau organisation. Pour éviter d’oublier de préparer une réunion ou de perdre le compte-rendu une fois celle-ci passée, nous partageons avec vous un outil simple qui vous permettra de mieux vous organiser avec SCRIBZEE.

En rendez-vous, optez pour le papier ! 📝

En réunion, vous hésitez encore entre prendre vos notes à la main ou utiliser votre ordinateur ? Bien que dans les croyances populaires, l’ordinateur semble être la solution la plus pratique, l’écriture manuscrite présente de nombreux avantages comme :

  • Gagner en proximité avec vos interlocuteurs 💬.

En effet, l’écran d’ordinateur qui s’élève entre vous peut parfois revêtir l’aspect d’une barrière, pas très agréable pour les participants de la réunion.

Au contraire, sur papier, votre attention étant stimulée par l’écriture manuscrite, vous serez réellement plus disponible pour vos interlocuteurs.

  • Disposer de possibilités infinies de dessiner, crayonner et schématiser vos idées 🌈.

Sur ordinateur, toutes ces opérations sont plus complexes et encore plus lorsque la réunion dure et que plusieurs options sont abordées. Il faut alors revenir sur les notes précédentes, les modifier, etc… Sur papier, il est plus simple de schématiser alors pourquoi se compliquer la vie ?

Eh oui, c’est prouvé, écrire à la main vous permet de retenir plus facilement. En effet, le fait d’utiliser un stylo et de former des mots stimule de nombreuses zones du cerveau, essentielles à la mémorisation. Si vous voulez mieux vous souvenir sans avoir à reprendre vos notes en main tous les 4 matins, munissez vous de votre plus beau stylo.

  • Eviter les distractions 👨‍💻.

Sur ordinateur, de nombreuses tentations sont présentes : les mails que vous voyez arrivez sur votre messagerie, tous vos documents et logiciels à portée de main… Quelques secondes ailleurs et vous avez perdu le fil de la réunion. Sur papier, pas de tentation et une attention plus longue tout au long de la réunion !

Le papier dispose donc de nombreux bienfaits. Mais qu’en est-il une fois la réunion passée ? Comment organiser vos notes manuscrites pour en tirer au mieux profit ?

Avec les cahiers connectés SCRIBZEE, de nombreuses fonctionnalités vous facilitent la vie. On vous explique 👇

Liez vos notes préparatoires et comptes-rendus de réunion au calendrier SCRIBZEE pour tout retrouver en un clic ! 📅

Importez tous vos rendez-vous présents dans votre calendrier professionnel dans SCRIBZEE pour avoir une vue d’ensemble de vos réunions, mais pas seulement !

Après avoir importé votre calendrier professionnel, vous pourrez :

  • Scanner vos notes préparatoires aux rendez-vous & les associer à vos réunions pour être le plus prêt possible le Jour J !
  • Recevoir des rappels de SCRIBZEE après vos rendez-vous pour vous remémorer de scanner vos notes et comptes-rendus de réunions.

Vos notes manuscrites seront alors liées à vos réunions et disponibles directement depuis le calendrier de l’application. Vous pourrez ainsi retrouver vos notes très facilement pour vérifier les décisions prises lors de votre dernier rendez-vous. Idéal pour les suivis de projet dans le temps !

 

Comment ça marche ? 🚀

Un prérequis doit être respecté pour pouvoir réaliser l’import de vos rendez-vous dans SCRIBZEE. En effet, vos rendez-vous liés à la messagerie de votre choix doivent être visibles dans votre Calendrier du smartphone. Si ça n’est pas le cas, rendez-vous dans les réglages de votre téléphone.

Une fois que cette condition est remplie, ouvrez SCRIBZEE et Rendez-vous dans les paramètres. Dans la rubrique Calendrier mobile, cliquez sur « Calendrier activé » de sorte que le bouton passe en vert. Acceptez de partager le calendrier de smartphone avec SCRIBZEE et sélectionnez le calendrier que vous souhaitez lier à SCRIBZEE. Votre calendrier est maintenant connecté à l’application et vos événements provenant du calendrier smartphone apparaisse dans le calendrier SCRIBZEE.

Si vous le souhaitez, vous pouvez activer des notifications pour vous rappeler de scanner vos notes les jours où vous disposez de rendez-vous. Pour ce faire, allez dans les Paramètres puis dans la rubrique ‘Calendrier mobile’. Cliquez sur « Rappel de scanner » de sorte que le bouton passe en vert. En cliquant sur ‘heure de rappel’, vous pouvez choisir l’heure à laquelle le rappel vous sera envoyé.

Une fois que le rappel vous est envoyé, vous n’avez qu’à cliquer dessus puis à scanner votre note. SCRIBZEE l’associe automatiquement à votre rendez-vous passé.

Bon à savoir 📍 :

Les notifications pour vous faire penser à scanner vos notes de réunion ne sont envoyées que lorsque vous êtes au moins deux participants dans un rendez-vous. Cela signifie que si vous vous êtes prévu un rendez-vous seul, aucune notification ne vous sera envoyée. Vous pourrez tout de même scanner et lier manuellement vos notes au rendez-vous dans votre calendrier SCRIBZEE. Il vous suffit de vous rendre sur une Note et de cliquer sur « Lier à un événement ». Votre note est alors associée à l’événement de votre choix dans votre calendrier. Pratique pour facilement retrouver vos scans !

 

Et encore plus de fonctionnalités utiles pour les professionnels :

Avec SCRIBZEE, vous pourrez également apporter des modifications à vos notes avec la possibilité de les réorganiser, de les compléter avec des photos mais aussi d’y ajouter des annotations.  Idéal pour retravailler vos notes après une réunion sans avoir pour autant à tout recopier.

Si l’un de vos collègues a loupé une réunion ou que vous travaillez de façon collaborative, il pourra également vous être utile de lui partager votre compte-rendu au format qui vous arrange le plus :

  • PDF,
  • Jpg,
  • Directement dans l’application pour lui permettre de profiter de toutes les fonctionnalités SCRIBZEE.

Enfin, après une réunion, nous avons souvent des actions à réaliser. Pour suivre la réalisation de ces tâches, un outil simple a été intégré : les statuts d’avancement. Ils vous permettent de marquer pour chaque note où vous en êtes grâce à un code couleur (rouge, orange, vert). Vous pouvez ainsi suivre l’avancement de vos actions.

Alors, prêt à tester l’import de vos rendez-vous professionnels dans le calendrier SCRIBZEE pour une organisation optimisée au travail ?

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