Guide pour gagner en efficacité pendant vos réunions

Qui n’a jamais participé à une réunion interminable avec l’impression de ne pas répondre à la problématique à l’origine de la réunion ? Rien de plus frustrant que de perdre son temps avec des rendez-vous improductifs… On vous partage nos 4 conseils pour une réunion bien organisée, parce que oui, réunion rime avec préparation !

Pour éviter les réunions inefficaces, la première étape est de définir la raison pour laquelle elle doit avoir lieu. Est-ce pour valider la version finale d’un document interne ? Pour faire le choix entre deux solutions ? Pour définir un plan d’actions que vous pourrez transmettre aux différents services concernés ?

Votre objectif doit être tangible et cela doit être le fil conducteur de votre rendez-vous. Pour impliquer au maximum les collaborateurs, formulez-le comme une problématique à résoudre. En fonction de celui-ci, vous pourrez déterminer le bon format pour votre réunion.

Dans le temps imparti, vous devez pouvoir répondre à votre problématique. Alors, faites bien attention au timing et n’hésitez pas à désigner un maître du temps. Pour gagner du temps, partagez l’ordre du jour de la réunion avec les participants 1 semaine avant. Ils pourront ainsi réfléchir en amont et ils arriveront avec des éléments de réponse qui vous feront avancer plus rapidement.

En réalité, tout commence avant votre rendez-vous. Eh oui, préparer votre réunion est essentiel et cela nécessite de prévoir du temps dans votre planning.
Voici les sujets sur lesquels il est nécessaire que vous vous penchiez en amont de votre rendez-vous :

• L’articulation de votre réunion et les différentes étapes qui vous mèneront à votre objectif. Comme vous le feriez pour une présentation, l’idéal est de réaliser un plan, que vous pourrez consulter pendant votre réunion, comme fil conducteur.
• Le matériel dont vous pourriez avoir besoin : bloc pour tableau de conférence smartchart, mémos repositionnables, stylos de différentes couleurs, …
• Les tactiques à mettre en place pour obtenir l’avis de chacun des participants lors de cette réunion.
• La stratégie à adopter pour rester maitre du temps.

Après avoir réfléchi à ces différents points, compilez les informations majeures dans une note. Scannez votre note en amont de votre réunion avec SCRIBZEE et positionnez-y un rappel pour ne pas oublier de la relire avant le rendez-vous. Ce sera l’idéal pour vous remémorer l’objectif et le déroulé de la réunion à suivre.

Pour une réunion plus interactive et collaborative, la prise de note sur tableau de conférence ou sur papier est idéale. Elle est aussi très pratique pour rendre compte d’une réunion.

Gagnez votre temps en scannant avec SCRIBZEE votre tableau de conférence papier synthétisant votre réflexion et surtout votre prise de décision. Celle-ci pourra, au besoin, être complétée par une synthèse répondant à votre problématique de départ.

N’oubliez pas de partager ce compte-rendu avec votre équipe via SCRIBZEE après avoir scanné les différents éléments.

Trop souvent, la réunion a lieu et après… C’est le calme plat. Chacun a noté les tâches qui lui incombe mais il n’y a pas vraiment de suivi en mode projet. Chaque collaborateur travaille en silo sur ce qu’il doit faire et la réalisation des tâches reste assez opaque.

Pour éviter cet écueil, n’hésitez pas à suivre l’avancement des tâches dans SCRIBZEE. Vous pouvez ajouter un statut sur le compte-rendu que vous aurez préalablement scanné. Ces statuts personnalisables suivront l’avancement de vos tâches à réaliser. Ainsi, vous pourrez garder l’œil sur les réalisations de chacun et faire en sorte que le projet avance au plus vite.

La planification et la préparation sont les clés pour réussir vos réunions. Plus elles seront cadrées en amont, plus vous aurez de souplesse pour les mettre en œuvre et éviter de perdre votre temps et celui de vos collaborateurs.