GTD, Getting things Done, un modo semplice e molto efficace per migliorare la vostra produttività
“Getting things Done” (in Italia “Detto, fatto!”) è un best seller internazionale scritto da David Allen, pubblicato alcuni anni fa (2001 negli Stati Uniti, 2006 Italia e 2008 Francia). E’ un libro tuttora attuale e stimolante che parla di un metodo semplice, completo e pragmatico.
Riorganizzare gli spazi di lavoro
Pile di carta, cartelle e memo che incombono sulle nostra scrivanie sono una distrazione, anche se non le notiamo. Riordinare il nostro spazio fisico aiuta a rimettere ordine anche nel nostro spazio mentale. Per poter applicare questo metodo è importante riservarci del tempo per fare pulizia, riordinare le cartelle, procurarsi l’attrezzatura giusta e definire il sistema di archiviazione più adatto alle nostre esigenze.
”Una mente fluida come l’acqua”
Le informazioni convergono nella nostra mente in un flusso continuo, attraverso le email, i messaggi telefonici, le riunioni e le richieste di appuntamento, ma il tempo e le risorse per poterle elaborare rimangono le stesse. I nostri cervelli sono pieni di liste di cose da fare e compiti non completati a cui David Allen fa riferimento definendoli “open loops”, cerchi aperti. Ci pesano, causano stress e monopolizzano le risorse che potrebbero essere utilizzate per la loro realizzazione.
Uno dei principi fondamentali del metodo GTD® è quello di prender nota di tutto ciò che ci pesa, di ogni compito, piccolo, grande, personale e professionale, urgente e non, e metterli tutti in una memoria esterna affidabile: un foglio di carta dove annotare tutti i vari impegni, un foglio per ogni compito.
Gestire le attività
Con tutti i dati alla mano, è ora necessario riordinarli ed organizzare il modo in cui possono essere portati a compimento. Al di la del metodo proposto, determinare l’azione successiva da fare, organizzarla quindi in progetti, rivedere regolarmente le liste e, infine agire; diversi semplici suggerimenti possono davvero cambiare la nostra vita:
- Affrontare i compiti in ordine, partendo dall’alto. Procedere per priorità, urgenza o interesse è il modo migliore per lasciar da parte alcuni compiti.
- Non rimettere mai niente nella ”inbox”.
- Quando si affronta un compito, determinare sempre la successiva azione fisica da fare. Organizzare la prima settimana di rientro al lavoro dopo le vacanze estive non è un compito. Chiamare l’assistente del direttore o prenotare una camera in anticipo sono, tuttavia, azioni concrete che permettono di portarsi avanti.
- Il nostro consiglio preferito è la regola-dei-2 minuti. Se qualcosa richiede meno di due minuti, va fatto immediatamente, anche se non è urgente. Questo piccolo suggerimento può cambiare il modo di lavorare e far risparmiare molto tempo.
E se SCRIBZEE® potesse aiutarvi ad applicare il metodo GTD? :
Pianificate la vostra giornata in base alla vostra agenda: il giorno prima o la mattina prima di iniziare la giornata, utilizzate un foglio del vostro quaderno per elencare tutte le azioni che avete deciso di completare durante il giorno. Datate la pagina, scansionatela con SCRIBZEE® in modo da poterla tener d’occhio ovunque, in qualsiasi momento.
Non siate estremamente ambiziosi, preparatevi un elenco di compiti da portare a termine realistico e realizzabile, che a fine giornata, vi mostrerà quanto siete stati efficienti. L’obiettivo è quello di completare con successo tutti i compiti del giorno. Non c’è niente di peggio di dover continuare a rimandare delle azioni incomplete. Se tuttavia ciò accade, pensateci e chiedetevi: le attività che ho elencato erano attività realmente concrete da completare o si trattava piuttosto di mini-progetti che richiedevano più di un’azione effettiva?
Non importa! Domani è un altro giorno!
Per saperne di più:
