Una guida per rendere le vostre riunioni più efficaci
Chi non ha mai partecipato a una lunga riunione con l’impressione che il problema all’origine della riunione non venga affrontato? Niente è più frustrante che perdere tempo con riunioni improduttive… Scopri i nostri 4 consigli per una riunione ben organizzata, perché sì, le riunioni significano preparazione!
Una riunione = un obiettivo
Per evitare riunioni inefficaci, il primo passo è definire il motivo della riunione. È per convalidare la versione finale di un documento interno? Per scegliere tra due soluzioni? Per definire un piano d’azione da trasmettere ai vari dipartimenti interessati?
Il vostro obiettivo deve essere tangibile e questo deve essere il tema principale della vostra riunione. Per coinvolgere il più possibile i dipendenti, formulalo come un problema da risolvere. Sulla base di questo, puoi determinare il formato giusto per la tua riunione.
Nel tempo a disposizione, dovete essere in grado di rispondere al vostro problema. Quindi, fate attenzione ai tempi e non esitate a nominare qualcuno che controlla il tempo. Per risparmiare tempo, condividi l’agenda della riunione con i partecipanti una settimana prima. Questo permetterà loro di pensare in anticipo e arriveranno alla riunione con risposte che vi aiuteranno ad andare avanti più rapidamente.
Preparazione: la chiave per una riunione di successo
Tutto inizia prima della riunione. Prepararsi per la riunione è essenziale e bisogna trovare il tempo nella propria agenda per farlo.
Ecco gli argomenti da considerare prima della riunione:
- La struttura della tua riunione e i diversi passi che ti porteranno al tuo obiettivo. Come per una presentazione, è ideale fare uno schema a cui puoi fare riferimento durante l’incontro, come linea guida.
- Materiali di cui potresti aver bisogno: blocco smartchart, note adesive, penne di diversi colori, ecc.
- Tattiche da utilizzare per ottenere l’opinione di tutti durante la riunione.
- La strategia da adottare per mantenere il controllo del tempo.
Dopo aver pensato a questi punti, compila le informazioni più importanti in una nota scritta. Scannerizzala prima della riunione con l’applicazione SCRIBZEE e metti un promemoria. Non dimenticarti di rileggerlo prima della riunione. Questo sarà il modo ideale per ricordarti l’obiettivo e lo svolgimento della riunione da seguire.
Verbali per tenere tutti aggiornati:
Per una riunione più interattiva e collaborativa, prendere appunti su una lavagna a fogli mobili o su carta è l’ideale. È anche molto pratico fare i verbali delle riunioni.
Risparmia tempo scannerizzando i fogli della lavagna con SCRIBZEE per riassumere i tuoi pensieri e soprattutto le tue decisioni. Questo può essere completato, se necessario, da un riassunto del tuo problema iniziale.
Non dimenticare di condividere questo rapporto con la tua squadra tramite SCRIBZEE dopo aver scannerizzato i diversi elementi.
Seguire il progetto nel tempo:
Troppo spesso la riunione ha luogo e dopo… è una calma piatta. Ognuno ha scritto i suoi compiti ma non c’è un vero follow-up in modalità progetto. Ogni dipendente lavora singolarmente su ciò che deve fare e l’esecuzione dei compiti rimane piuttosto opaca.
Per evitare questa trappola, non esitare a seguire l’avanzamento dei compiti in SCRIBZEE. Puoi aggiungere uno stato al rapporto che hai scansionato in precedenza. Questi stati personalizzabili tracceranno l’avanzamento dei tuoi compiti. In questo modo, puoi tenere traccia delle realizzazioni di tutti e garantire che il progetto vada avanti il più velocemente possibile.
La pianificazione e la preparazione sono le chiavi per riunioni di successo. Più sono organizzate in anticipo più avrete flessibilità per attuarle. Eviterai di sprecare il tuo tempo e quello dei tuoi colleghi.
