Een gids om vergaderingen effectiever te maken

Wie heeft er niet deelgenomen aan een lange vergadering met de indruk dat het probleem dat aan de oorsprong van de vergadering ligt, niet wordt aangepakt? Niets is frustrerender dan tijd verspillen met onproductieve vergaderingen… Ontdek onze 4 tips voor een goed georganiseerde vergadering, want ja, vergaderen is voorbereiden!

Om ineffectieve vergaderingen te vermijden, is de eerste stap de reden van de vergadering te bepalen. Is het om de definitieve versie van een intern document te valideren? Om tussen twee oplossingen te kiezen?Om een actieplan op te stellen dat je aan de verschillende betrokken diensten kunt doorgeven?

Het doel moet tastbaar zijn en dit moet het hoofdthema van de vergadering zijn. Om de medewerkers er zoveel mogelijk bij te betrekken, formuleer je het als een probleem dat moet worden opgelost. Op basis hiervan kun je het juiste format voor de vergadering bepalen.

In de tijd die beschikbaar is, moet je het probleem kunnen beantwoorden. Let dus op de timing en aarzel niet om een time master aan te wijzen. Om tijd te winnen, deel je de agenda van de vergadering 1 week op voorhand met de deelnemers. Zo kunnen ze vooruitdenken, en komen ze op de vergadering met antwoorden waarmee je sneller vooruit kunt.

Alles begint vóór de vergadering. De voorbereiding van de vergadering is essentieel, en je moet er tijd voor vrijmaken in je agenda.
Hier zijn de onderwerpen die je moet overwegen vóór de vergadering:

• De structuur van de vergadering en de verschillende stappen die je naar het doel zullen leiden. Net als voor een presentatie is het ideaal om een schema te maken, dat je tijdens de vergadering als leidraad kunt gebruiken.
• Benodigde materialen: smartchart, sticky notes, verschillende kleuren pennen, enz.
• Tactieken die je moet gebruiken om ieders mening te krijgen tijdens de vergadering.
• De te volgen strategie om de tijd onder controle te houden.

Nadat je over deze punten hebt nagedacht, bundel je de belangrijkste informatie in een handgeschreven nota. Scan het voor de vergadering met de SCRIBZEE mobiele app en zet er een reminder op. Zo vergeet je niet om het voor de vergadering nog eens door te lezen. Dit is de ideale manier om je te herinneren aan het doel en het verloop van de te volgen vergadering.

Voor een meer interactieve en samenwerkende vergadering is het maken van aantekeningen op een flip-over of op papier ideaal. Het is ook erg praktisch om notulen te maken van de vergadering.

Bespaar tijd door de flipchart te scannen met SCRIBZEE om gedachten en vooral de besluitvorming samen te vatten. Dit kan eventueel aangevuld worden met een samenvatting van het initiële probleem.

Vergeet niet om dit verslag via SCRIBZEE met het team te delen nadat je de verschillende elementen hebt gescand.

Al te vaak vindt de vergadering plaats en daarna… is het doodstil. Iedereen heeft zijn taken opgeschreven maar er is geen echte opvolging in projectmodus. Elke medewerker werkt in silo’s aan wat hij of zij moet doen en de uitvoering van taken blijft nogal ondoorzichtig.

Om deze valkuil te vermijden, moet je niet aarzelen om de voortgang van de taken in SCRIBZEE op te volgen. Je kunt een status toevoegen aan het rapport dat je vooraf hebt ingescand. Deze aanpasbare statussen zullen de voortgang van je taken bijhouden. Zo kun je bijhouden wat iedereen heeft bereikt en ervoor zorgen dat het project zo snel mogelijk vooruitgaat.

Planning en voorbereiding zijn de sleutels tot succesvolle vergaderingen. Hoe meer ze van tevoren worden gepland, hoe meer flexibiliteit je zult hebben om ze uit te voeren. Zo verspil je je tijd en die van je collega’s niet.