Ga naar inhoud
work meeting

Optimaliseer uw professionele afspraken met SCRIBZEE

Tips voor professionals 11 oktober 2021

Een goede balans vinden tussen werk en privé en is soms moeilijk. Om te vermijden dat je een vergadering vergeet voor te bereiden of dat je de notulen kwijtraakt na afloop, stellen wij een eenvoudige tool voor die helpt om je te organiseren met SCRIBZEE.

Als het om vergaderingen gaat, kies dan voor papier! 📝

Twijfel je tijdens vergaderingen tussen het maken van aantekeningen met de hand of het typen ervan op je computer? Hoewel het misschien lijkt dat de computer de meest praktische oplossing is, heeft het maken van handgeschreven notities vele voordelen, zoals:

  • Nauw contact met je contactpersonen 💬.

Het computerscherm dat tussen jouq en de andere deelnemers aan de vergadering oprijst, kan immers soms als een barrière worden ervaren, niet erg aangenaam voor de andere deelnemers aan de vergadering.

Integendeel, wanneer je papier gebruikt, wordt je aandacht gestimuleerd door met de hand te schrijven, zodat je beter kunt opletten wat er gezegd wordt.

  • Je hebt oneindig veel mogelijkheden om je ideeën te tekenen, te schetsen of in kaart te brengen 🌈.

Op een computer zijn deze handelingen complexer, al helemaal wanneer de vergadering lang duurt en er meerdere onderwerpen worden besproken. Dan moet je teruggaan naar eerdere notities, ze wijzigen, enz…. Op papier is het gemakkelijk om terug te gaan en wat aantekeningen toe te voegen, dus waarom zou je het jezelf moeilijk maken?

Ja, het is bewezen, met de hand schrijven zorgt ervoor dat je makkelijker onthoudt. In feite stimuleert het gebruik van een pen om de woorden te creëren veel gebieden van de hersenen die essentieel zijn voor het onthouden. Als je beter wilt onthouden zonder elke 5 minuten je aantekeningen te moeten herlezen, pak dan je pen.

  • Vermijd afleiding 👨💻.

Op de computer zijn er veel verleidingen: de e-mails die je in je inbox ziet binnenkomen, al je documenten en software bij de hand… Een paar seconden en je bent de draad van de vergadering kwijt. Op papier heb je geen verleidingen en dus een langere aandachtsspanne tijdens de vergadering!

Papier heeft dus vele voordelen. Maar wat als de vergadering voorbij is? Hoe organiseer je handgeschreven notities om er het maximum uit te halen?

De vele functies van de SCRIBZEE compatible notebooks maken je het leven gemakkelijker. Lees verder voor meer informatie 👇

Koppel je voorbereidende notities en vergaderingsnotulen aan de SCRIBZEE-agenda en vind alles in één klik! 📅

Importeer alle afspraken uit je professionele agenda in SCRIBZEE om een overzicht van alle vergaderingen te hebben. Maar dat is nog niet alles!

Na het importeren van je zakelijke afspraken, kun je:

  • Je meeting prep notes scannen & koppelen aan je afspraken om zo goed mogelijk voorbereid te zijn op de grote dag!
  • Herinneringen van SCRIBZEE ontvangen na afloop van je afspraken om je eraan te herinneren notities en vergadernotulen te scannen.

Je handgeschreven notities worden direct aan je vergaderingen gekoppeld en zijn beschikbaar in de agenda van SCRIBZEE. Je kunt notities heel gemakkelijk terugvinden en de beslissingen van je laatste vergadering controleren. Ideaal voor de opvolging van projecten over een langere tijd!

Hoe werkt het? 🚀

Om je afspraken in SCRIBZEE te kunnen importeren, moet aan een eerste vereiste voldaan zijn. De afspraken uit je elektronische agenda moeten al zichtbaar zijn in je smartphone-agenda. Als dit niet het geval is, ga dan naar de instellingen van je telefoon.

Zodra aan deze voorwaarde is voldaan, open je SCRIBZEE en ga je naar Instellingen. Klik in het gedeelte Mobiele kalender op “Kalender ingeschakeld” zodat de knop groen wordt. Geef toestemming om de smartphone agenda met SCRIBZEE te delen en selecteer de agenda die je aan SCRIBZEE wilt koppelen. Je agenda is nu verbonden met de applicatie en de gebeurtenissen van de smartphone agenda zullen verschijnen in de SCRIBZEE agenda.

Als je wilt, kun je meldingen activeren om je eraan te herinneren notities te scannen op dagen waarop je afspraken hebt. Ga daarvoor naar Instellingen en vervolgens naar de rubriek ‘Mobiele agenda’. Klik op ‘Scanherinnering’ zodat de knop groen wordt. Door op ‘Herinneringstijd’ te klikken, kun je het tijdstip kiezen waarop de herinnering naar je zal worden verzonden.

Zodra de herinnering is verzonden, klik je erop en scant je de notitie. SCRIBZEE zal het automatisch koppelen aan je vorige afspraak.

Goed om te weten 📍:

Meldingen om je eraan te herinneren dat je vergadernotities moet scannen, worden alleen verzonden als er ten minste twee deelnemers zijn. Dit betekent dat als je een afspraak hebt gepland zonder deelnemers, er geen meldingen zullen worden verzonden. Je kunt nog steeds handmatig notities scannen en aan de afspraak koppelen in je SCRIBZEE agenda. Ga gewoon naar een Notitie en klik op “Koppel aan een gebeurtenis”. Je notitie wordt dan gekoppeld aan de gebeurtenis van jouw keuze in je agenda. Het is een geweldige manier om scans gemakkelijk terug te vinden!

En nog meer handige functies voor professionals:

Met SCRIBZEE kun je ook wijzigingen in notities aanbrengen, ze reorganiseren, foto’s toevoegen en ook aantekeningen maken. Deze tools zijn ideaal om je notities na een vergadering te bewerken zonder dat je alles hoeft te kopiëren.

Als een van je collega’s een vergadering heeft gemist of als je samenwerkt, is het handig om notulen te delen in het formaat dat jou het beste uitkomt:

  • PDF,
  • Jpg,
  • Direct via de app, zodat je collega’s van alle SCRIBZEE-functies gebruik kunnen maken.

Tot slot hebben we na een vergadering vaak nog taken uit te voeren. Om de voltooiing van deze taken bij te houden, is er een eenvoudig hulpmiddel aan SCRIBZEE toegevoegd: de voortgangsstatussen. Hiermee kun je een kleurcode (rood, oranje, groen) aan elke notitie toekennen, zodat je kunt volgen hoe je taken vorderen.

Ben je klaar om je professionele afspraken in de agenda van SCRIBZEE te importeren voor een optimale organisatie op het werk?

Share :