De afgelopen maanden hebben veel werknemers zich aan de uitzonderlijke periode moeten aanpassen door – soms voor het eerst – thuis te werken.  In een wereld waarin het werk verandert, is het niet altijd gemakkelijk om je draai én het juiste evenwicht te vinden. Hier vind je 3 tips over hoe je efficiënt en met een gerust hart kunt thuiswerken.

De omgeving waarin je werkt heeft, net als op je gewone werkplek, een directe invloed op je productiviteit en motivatie. Daarom raden we je aan je werkruimte en de indeling ervan zorgvuldig te kiezen:

• Het is ideaal, als je kunt, om er een kamer in je huis aan te wijden zodat je kunt werken zonder gestoord te worden. Maar als je maar een kleine ruimte hebt, kun je door de verschillende zones op basis van hun gebruik af te bakenen, tijd en comfort besparen doordat je aan het eind van je dag niet alles hoeft te verplaatsen. Bovendien kun je een zekere grens stellen tussen werk en privé, omdat je direct van een werkruimte naar een ontspanningsruimte kunt gaan.
  Zorg ook voor een bron van natuurlijk licht in je werkruimte om je dag aangenamer te maken. Onderzoeken zijn het erover eens dat natuurlijke lichtomstandigheden de efficiëntie en de motivatie verhogen. Aarzel niet om je werkruimte zo te plaatsen dat je direct daglicht krijgt. Je zult je energieker voelen.

• Heb je wel eens van minimalisme gehoord? Deze trend is erg populair en niet voor niets: de positieve effecten ervan op concentratie en productiviteit zijn goed gedocumenteerd. Hoe kun je het in je dagelijks leven integreren? Bereid je werkruimte voor door alles op te ruimen: houd alleen het hoogstnoodzakelijke binnen handbereik en berg de rest op in lades. Geen onnodige afleidingen meer en eindeloos zoeken naar die ene notitie die je nodig hebt. Door je notities met SCRIBZEE te scannen, kun je zelfs al je notities terugvinden door de handgeschreven inhoud te doorzoeken.

Zoals je ziet, is het belangrijkste dat je je prettig voelt in je thuiskantoor en dat het in je hoofd goed geassocieerd wordt met je activiteit.

Bij thuiswerken kan de tijd lang lijken en de dagen een beetje eentonig, dus er gaat niets boven een goed doordacht schema zodat je gemotiveerd blijft.

Aarzel niet om de verschillende taken die je moet doen op te splitsen en je tijd in te delen om een goed ritme aan je dag te geven. Met SCRIBZEE kun je ook meldingen instellen over de notities waaraan je moet werken of die je moet herlezen. Zo kun je je taken van tevoren plannen en vergeet je ze niet.

Een andere manier om de hele dag actief te blijven is door de verschillende soorten taken af te wisselen: videoconferenties, momenten van nadenken, telefoongesprekken, operationele taken, enz. Aarzel niet om de eentonigheid te doorbreken door je houding te veranderen volgens de taken die je moet uitvoeren: zitten, staan, bewegen, enz. afhankelijk van de mogelijkheden die je hebt. Effectief, welke positie je ook kiest, door die te veranderen kun je je geest zo scherp mogelijk houden.

Stel tenslotte een schema op met echte pauzes, zoals op kantoor. Als je thuis bent, vervagen de grenzen tussen werk en privéleven. De kans bestaat dat je geen pauze neemt, ook niet ‘s avonds en tussen de middag. Maar pauzes zijn nodig om je in staat te stellen nog geconcentreerder verder te werken. Om ze zo bevorderlijk mogelijk te maken, raden we je activiteiten aan waarmee je je in korte tijd kunt ‘ontkoppelen’: meditatie, lezen, minidutjes, enz. Je bent vrij om te kiezen volgens je eigen interesse.

Telewerken kan een bron van eenzaamheid en isolement zijn. Toch zijn momenten van gezelligheid en samenwerking belangrijk om gemotiveerd te blijven, maar ook om sneller vooruit te komen in je projecten.

Gelukkig zijn er veel hulpmiddelen beschikbaar om je te helpen contact te houden.  Of het nu per videoconferentie is, via je intranet of per telefoongesprek – aarzel niet om contact op te nemen met je collega’s, of het nu is voor een ontmoeting met een collega die aanvullende vaardigheden heeft op die van jou of voor een gezellig momentje met je favoriete collega’s.

Als je, net als wij, graag alles op papier zet en je ideeën op papier zet voor je ze met je collega’s deelt, kan SCRIBZEE een grote hulp zijn. Je hoeft geen tijd te besteden aan het herschrijven/typen van je notities op de computer, maar deel ze direct vanuit de app nadat je ze hebt gescand. En als je je notities moet bewerken voor je ze naar je team stuurt, gebruik dan gerust de bewerkings- en annotatiefunctie, beschikbaar in de webversie van SCRIBZEE.

De ideale manier om effectief thuis te werken is dus om het juiste evenwicht te vinden. Het juiste evenwicht tussen werk en privéleven, maar ook tussen menselijk contact en alleen werken. Je zult ook moeten weten hoe je een beroep kunt doen op je collega’s als dat nodig is en hoe je de juiste hulpmiddelen kunt gebruiken om ook op afstand te kunnen blijven samenwerken.