GTD (Getting Things Done), prosty i bardzo efektywny sposób poprawy własnej produktywności
Międzynarodowy bestseller autorstwa Davida Allena, opublikowany kilka lat temu (w 2001 roku w USA i w 2008 roku we Francji). Mimo upływu lat, nadal pozostał trafny i inspirujący ze względu na fakt, że metoda jest prosta, wszechstronna i pragmatyczna.
Zreorganizuj swoją przestrzeń pracy
Stosy papierów, teczek i notatek zalęgające na Twoim biurku zakłócają pracę i rozpraszają uwagę nawet, jeżeli nie zwracasz na nie uwagi. Uporządkowanie przestrzeni fizycznej pomaga także poukładać przestrzeń mentalną. W celu wprowadzenia w życie metody GTD (Getting Things Done®, w dosłownym tłumaczeniu “doprowadzanie pracy do końca”) ważne jest, aby znaleźć czas na porządkowanie, sortowanie teczek, zorganizowanie odpowiedniego sprzętu oraz określenie systemu organizacji, który będzie nam najlepiej odpowiadał.
“Umysł jak woda”
Z e-mailami, wiadomościami telefonicznymi, zebraniami i spotkaniami, prośby i informacje łączą się w jeden ciągły strumień, natomiast czas i zdolności do przetwarzania pozostają takie same. Nasze umysły są pełne list rzeczy do zrobienia i niedokończonych zadań, które David Allen opisuje jako „otwarte pętle”. To one ciągną nas w dół przez stres, jaki powodują oraz zmonopolizowanie zasobów wykorzystywanych do ich realizacji.
Jedna z głównych zasad metody GTD® mówi o notowaniu wszystkiego, co ciągnie nas w dół, uchwyceniu wszystkich zadań – małych, dużych, osobistych i zawodowych, pilnych oraz wszystkich innych – a następnie umieszczeniu ich w niezawodnej zewnętrznej pamięci: na kartce papieru, jakiej używasz do notowania swoich zadań, jedna kartka na zadanie.
Zarządzaj swoimi aktywnościami
Gdy już posiadamy dane wejściowe, konieczne jest, aby je zorganizować w odpowiedni dla nich sposób. Przede wszystkim według obranej metody – ustal następną czynność do wykonania, zorganizuj projekty, regularnie sprawdzaj swoją listę i na końcu zacznij działać. Oto kilka prostych wskazówek, które mogą naprawdę zmienić Twoje życie:
- Ustalając kolejność zadań, zacznij od samej góry. Porządkowanie ich według ważności, pilności i zainteresowania jest najlepszym sposobem pozostawienia pewnych zadań z boku.
- Nigdy nie odkładaj niczego z powrotem do skrzynki.
- Zawsze ustalaj kolejną czynność do wykonania w celu zrealizowania zadania. Zorganizowanie pierwszego tygodnia po powrocie z wakacji nie jest zadaniem. Wykonanie telefonu do asystenta dyrektora lub zarezerwowanie pokoju jako postęp w zadaniu koncentruje akcję, co umożliwia posuwanie się na przód.
- Naszą ulubioną radą jest zasada 2 minut. Jeżeli wykonanie czegoś zajmuje Ci mniej niż dwie minuty – zrób to od razu nawet, jeżeli nie jest pilne. Wprowadzenie w życie tej prostej reguły może zmienić sposób Twojej pracy i zaoszczędzić mnóstwo czasu.
Co, jeśli SCRIBZEE® może pomóc Ci w zastosowaniu metody GTD?
Planowanie dnia według Twojego programu: dzień lub poranek wcześniej użyj kartki papieru w swoim notatniku, aby sporządzić listę czynności, które musisz podjąć w trakcie dnia. Odatuj strony i zeskanuj je za pomocą aplikacji SCRIBZEE®, żebyś mógł mieć w nie wgląd gdziekolwiek się znajdziesz.
Nie przesadzaj z ambicjami, ustalaj dla siebie realne i osiągalne listy zadań, które pod koniec dnia pokażą Ci, jak efektywnie działałeś. Celem jest, aby skutecznie zrealizować wszystkie zadania z konkretnego dnia. Nie ma nic gorszego od ciągłego odkładania niekompletnych zadań. Jeżeli to się zdarza, zastanów się i zadaj sobie takie pytanie: czy wylistowane zadania były naprawdę konkretnymi czynnościami do wykonania czy raczej mini projektami wymagającymi wykonania kilku innych zadań?
Głowa do góry, jutro też jest dzień!
Dowiedz się więcej:
