10 postanowień, które możesz podjąć, abyś był bardziej produktywny w 2022 roku!

Moje biurko ugina się pod ciężarem zalegających na nim papierów. Moja skrzynka odbiorcza każdego ranka informuje mnie, że mam ponad 200 nieprzeczytanych wiadomości. Krótko mówiąc, nie jestem do końca profesjonalistką, jeśli chodzi o organizację. Ale w tym roku postanowiłam, że to wszystko się zmieni dzięki metodzie Zen to Done lub ZTD! Wymyślona przez Leo Babauta, autora bloga zenhabits.net, ma na celu dostarczenie prostych rozwiązań dla codziennych problemów organizacyjnych.

1. Zbieram swoje pomysły tak jak przychodzą i często mam ich mnóstwo w ciągu dnia, ale wyparowują tak szybko jak się pojawiają. Regularnie robię notatki, aby móc je wszystkie śledzić. Używam małego notatnika, który łatwo jest nosić przy sobie, więc mogę zapisywać wszystko, co przychodzi mi do głowy. Kiedy tylko mam czas, czytam je ponownie i przenoszę najlepsze pomysły na listę “do zrobienia”, do pliku projektów lub do pamiętnika.
2. Przynajmniej raz dziennie przetwarzam wszystkie informacje, niezależnie od tego, czy są to moje e-maile, korespondencja, wiadomości z poczty głosowej, notatki ze spotkań czy notatki z notatnika. Zaczynam od najświeższych informacji i podejmuję wszelkie niezbędne działania: składam do pliku, planuję, odraczam, deleguję, wyrzucam!
3. Planuję moje zadania na cały tydzień. Każdego dnia nadaję priorytety trzem, które muszą być zrobione tego dnia i robię je tak szybko, jak to możliwe. Wtedy nareszcie mogę się lepiej skupić, a nawet wyprzedzić. Pamiętam, aby aktualizować mój harmonogram, gdy tylko zadanie zostanie wykonane. Idealne narzędzie ułatwiające planowanie: dedykowany kalendarz.
4. Robię jedną rzecz na raz i mówię “nie” multitaskingowi, tzn. wysyłaniu e-maila, odbieraniu telefonu i ponownemu czytaniu pliku w tym samym czasie: jeśli chcesz zrobić coś dobrze, możesz robić tylko jedną rzecz w tym samym czasie! Przede wszystkim nie pozwalam sobie na rozproszenie uwagi, ponieważ trudno jest odzyskać koncentrację, gdy już się ją przerwie. Odcinam więc wszystkie źródła rozproszenia uwagi: powiadomienie o nadejściu e-maila lub SMS-a, dźwięk telefonu, otwarte karty w przeglądarce internetowej, dokumenty porozrzucane po biurku itp. Jeśli pracuję w biurze typu open space, zabieram się do sali konferencyjnej, gdzie jest cicho.
5. Codziennie spisuję listy prostych zadań, pogrupowanych tematycznie: dom, biuro, projekty, zakupy, itp. Za pomocą notatnika mogę na przykład ograniczyć liczbę rzeczy, które muszę nosić przy sobie, tym razem zaczynając od końca, aby informacje nie plątały się między nimi.
6. Organizuję swoje miejsce pracy: Odgruzowuję moje biuro, znajdując na wszystko miejsce. Wyposażam się w narzędzia do segregowania: segregatory, teczki kopertowe, przekładki itp. Uporządkowuję rzeczy na bieżąco, tak aby zawsze mieć miejsce pracy, w którym mogę się skoncentrować.
7. Co tydzień analizuję swoje cele. Robię bilans tego, co udało mi się osiągnąć i tego, co jeszcze zostało do zrobienia, co oznacza, że to, co zamierzam zrobić dalej, zawsze mam w głowie. Jeśli nie osiągnęłam swoich celów, staram się zrozumieć, dlaczego tak się stało, i określić, jak mogę poprawić swoją organizację. Raz w miesiącu i raz w roku robię to samo, ale bardziej dogłębnie.
8. Ustalam swoje priorytety. Ignoruję wszelkie zadania lub projekty, które nie są niezbędne i koncentruję się na tym, co jest ważne dla osiągnięcia moich celów. Zadaję sobie odpowiednie pytania, aby ustalić, jakie są moje priorytety: czy to spotkanie jest naprawdę przydatne na tym etapie projektu? Czy ta informacja na pewno jest mi potrzebna teraz, czy może poczekać do końca tygodnia?
9. Ustalam rutynę. Poza konkretnymi wydarzeniami, takimi jak spotkanie z klientem czy zebranie zespołu, staram się zaczynać dzień od rytuału organizacyjnego, który jest zawsze taki sam: odbieram maile, wypełniam papiery, potwierdzam spotkania, piszę listy rzeczy do zrobienia, przeglądam terminarz itp. Przed wyjściem z pracy robię jeszcze raz to samo: kasuję maile, którymi się zajmowałam, skreślam zadania, które wykonałam w notatkach, sprzątam biurko, składam luźne kartki itp.
10. Szukam rzeczy, które mnie pasjonują. Kiedy lubisz to, co robisz, masz tendencję do mniejszej prokrastynacji i zawsze chcesz robić to lepiej. Jeśli ociągam się w drodze do pracy, to czas zadać sobie kilka pytań. Próbuję więc określić, co jest dla mnie stresujące lub z czym nie mogę sobie poradzić: czy jest to środowisko, kierownictwo, klienci, zadania czy relacje osobiste? Rozmawiam o tym z kolegami, kierownikami i przyjaciółmi, którzy są gotowi mi pomóc. A jeśli nie mogę znaleźć motywacji, czyż nie mówi się, że początek roku to najlepszy czas na zmianę pracy, a nawet życia?

Przyjmując zasady metody ZTD, robię sobie kilka pozytywnych postanowień dotyczących organizacji mojego życia. A już wkrótce staną się one nawykami, które są cennym sprzymierzeńcem w dążeniu do jeszcze większej efektywności na co dzień!