Przewiń do treści
Gagner de l'efficacité en réunion

Przewodnik, jak zwiększyć efektywność spotkań

Wskazówki dla profesjonalistów 03 Maj 2022

Któż z nas nie uczestniczył w długim spotkaniu, mając wrażenie, że problem, który legł u jego podstaw, nie został rozwiązany? Nie ma nic bardziej frustrującego niż marnowanie czasu na bezproduktywne spotkania… Poznaj nasze 4 wskazówki dotyczące dobrze zorganizowanego spotkania, bo tak, spotkania oznaczają przygotowania!

Jedno spotkanie = jeden cel

Aby uniknąć nieefektywnych spotkań, pierwszym krokiem jest określenie powodu spotkania. Czy ma ono służyć zatwierdzeniu ostatecznej wersji wewnętrznego dokumentu? Czy ma służyć wybraniu jednego z dwóch rozwiązań? Czy ma służyć określeniu planu działania, który można przekazać różnym zainteresowanym działom?

Twój cel musi być konkretny i musi być głównym tematem spotkania. Aby w jak największym stopniu zaangażować pracowników, sformułuj go jako problem do rozwiązania. Na tej podstawie można określić właściwą formę spotkania.

W dostępnym czasie musisz być w stanie odpowiedzieć na problem. Zwracaj więc uwagę na czas i nie wahaj się wyznaczyć mistrza czasu. Aby zaoszczędzić czas, należy przekazać uczestnikom plan spotkania z tygodniowym wyprzedzeniem. Pozwoli im to myśleć z wyprzedzeniem i przyjdą na spotkanie z odpowiedziami, które pomogą Wam szybciej osiągnąć postęp.

Przygotowanie: klucz do udanego spotkania

Wszystko zaczyna się przed spotkaniem. Przygotowanie się do spotkania jest niezwykle ważne i należy przewidzieć na nie czas w swoim harmonogramie.

Oto tematy, które należy rozważyć przed spotkaniem:

  • Struktura spotkania i poszczególne kroki, które doprowadzą Cię do celu. Podobnie jak w przypadku prezentacji, idealnym rozwiązaniem jest przygotowanie konspektu, do którego można się odwoływać w trakcie spotkania jako do wskazówek.
  • Materiały, które mogą być potrzebne: podkładka do smartchartu, karteczki samoprzylepne, różnokolorowe pisaki itp.
  • Taktyka, którą należy zastosować, aby uzyskać opinię wszystkich uczestników spotkania.
  • Strategia, którą należy przyjąć, aby zachować kontrolę nad czasem.

Po przemyśleniu tych punktów zbierz najważniejsze informacje w odręcznej notatce. Zeskanuj ją przed spotkaniem za pomocą aplikacji mobilnej SCRIBZEE i umieść na niej przypomnienie. Dzięki temu nie zapomnisz przeczytać jej ponownie przed spotkaniem. Będzie to idealny sposób, aby przypomnieć sobie o celu i przebiegu spotkania.

Protokół, aby wszyscy byli na bieżąco:

Aby spotkanie było bardziej interaktywne i sprzyjające współpracy, idealnym rozwiązaniem jest robienie notatek na flipcharcie lub na papierze. Bardzo praktyczne jest także sporządzanie protokołów z zebrań.

Oszczędzaj czas, skanując flipchart za pomocą SCRIBZEE, aby podsumować swoje przemyślenia, a zwłaszcza podejmowane decyzje. W razie potrzeby można to uzupełnić o podsumowanie początkowego problemu.

Nie zapomnijcie podzielić się tym raportem z zespołem za pomocą SCRIBZEE po zeskanowaniu poszczególnych elementów.

Kontynuacja projektu w czasie:

Zbyt często zdarza się, że spotkanie się odbywa, a po nim… panuje martwa cisza. Każdy zapisał swoje zadania, ale nie ma prawdziwej kontynuacji w trybie projektowym. Każdy pracownik pracuje w silosie nad tym, co musi zrobić, a realizacja zadań pozostaje raczej nieprzejrzysta.

Aby uniknąć tej pułapki, nie wahaj się śledzić postępów w realizacji zadań w SCRIBZEE. Możesz dodać status do raportu, który wcześniej zeskanowałeś. Te konfigurowalne statusy będą śledzić postępy w realizacji zadań. W ten sposób możesz śledzić osiągnięcia wszystkich osób i zapewnić, że projekt będzie posuwał się naprzód tak szybko, jak to możliwe.

Planowanie i przygotowanie to klucz do udanych spotkań. Im lepiej zostaną one zaplanowane z wyprzedzeniem, tym większa będzie elastyczność w ich realizacji. Dzięki temu unikniesz marnowania czasu swojego i swoich współpracowników.

Share :