GTD, Getting Things Done, uma forma muito simples e eficaz de melhorar a sua produtividade
Escrito por David Allen, este best-seller internacional foi publicado há alguns anos (2001 nos Estados Unidos da América e 2008 em França). Ainda é pertinente e inspirador devido ao facto de o método ser simples, abrangente e pragmático.
Reorganize os seus espaços de trabalho
As pilhas de papel, pastas e post-its que se acumulam nas nossas secretárias podem causar perturbação e são uma distração, mesmo se não reparamos neles. Limpar o seu espaço físico ajuda-o a limpar também o seu espaço mental. De modo a implementar o método, é importar reservar tempo para a arrumação, escolher pastas, obter o equipamento certo e definir o sistema de organização que resulta melhor para nós.
”Mente clara como água”
Com e-mails, mensagens telefónicas, reuniões e encontros, os pedidos e informações convergem num fluxo contínuo, mas o tempo e recursos para os processar permanecem os mesmos. Os nossos cérebros estão atolados de listas de coisas a fazer e tarefas incompletas a que David Allen se refere como “ciclos abertos”. Isso atrasa-nos, causa stress e monopoliza recursos que poderiam ser utilizados para os executar.
Um dos principais princípios do Getting Things Done® é apontar tudo o que o atrasa, captar todas as tarefas – pequenas, grandes, pessoais e profissionais, urgentes e tudo o mais – e colocá-las todas numa memória externa viável: uma folha de papel que utiliza para apontar as suas tarefas, uma folha por tarefa.
Faça a gestão das suas atividades
Com as informações à mão, é necessário limpá-las e organizar a forma como são processadas. Independentemente do método utilizado – determine a próxima ação a fazer, organize-se em projetos, reveja regularmente as suas listas e, em último lugar, passe à ação -, várias dicas simples podem mesmo mudar a sua vida:
- Aborde os itens por ordem, começando pelo topo. Lidar com eles por prioridade, urgência ou interesse é a melhor forma de pôr de parte algumas tarefas.
- Nunca volte a pôr algo novamente na sua caixa de entrada.
- Determine sempre a próxima ação física a fazer para lidar com uma tarefa. Organizar a primeira semana de volta após as férias de verão não é uma tarefa. Ligar para o assistente do diretor-geral ou reservar uma sala antecipadamente são, contudo, ações concretas que fazem com que seja possível avançar.
- O nosso conselho preferido é a regra dos 2 minutos. Se algo demora menos de dois minutos a fazer, faça-o imediatamente, mesmo se não for urgente. Este conselho simples pode mudar a forma como trabalha e poupar imenso tempo.
E se a SCRIBZEE® o pudesse ajudar a aplicar o método GTD®?
Planear o seu dia de acordo com a sua agenda: no dia antes ou na manhã antes de começar o seu dia, utilize uma folha de papel do seu caderno para listar todas as ações que decidiu completar durante o dia. Date a página, digitalize-a com a SCRIBZEE® para que possa olhar para ela em qualquer lugar, em qualquer momento.
Não seja demasiado ambicioso, defina uma lista de tarefas realista e exequível que, no final do dia, lhe mostre o quão eficiente foi. O objetivo é completar com sucesso todas as tarefas do dia. Não há nada pior do que ter que continuar a adiar ações incompletas. Porém, se isto acontecer, pergunte-se a si mesmo: as tarefas que listei eram mesmo ações concretas a serem executadas em vez de mini-projetos que necessitam de várias ações reais?
Vá, amanhã é outro dia!
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