Um guia para tornar as suas reuniões mais eficazes
Quem nunca participou numa longa reunião com a impressão de que o problema na origem da reunião não está a ser abordado? Nada é mais frustrante do que desperdiçar tempo com reuniões que não são produtivas… Descubra as nossas 4 dicas para uma reunião bem organizada, porque sim, reuniões requerem preparação!
Uma reunião = um objetivo
Para evitar reuniões ineficazes, o primeiro passo consiste em definir a razão da reunião. Será para validar a versão final de um documento interno? Para escolher entre duas soluções? Para definir um plano de ação que pode ser transmitido aos vários departamentos envolvidos?
O seu objetivo deve ser concreto, e este deve ser o tema principal da sua reunião. Para envolver o mais possível os funcionários, formulá-lo como um problema a ser resolvido. Com base nisto, pode determinar o formato correto para a sua reunião.
No tempo disponível, deve ser capaz de responder ao seu problema. Por isso, preste atenção à calendarização e não hesite em nomear um responsável do tempo. Para poupar tempo, partilhe a agenda da reunião com os participantes com uma semana de antecedência. Isto permitir-lhes-á pensar com antecedência, e eles chegarão à reunião com respostas que o vão ajudar a avançar mais rapidamente.
Preparação: a chave para uma reunião de sucesso
Tudo começa antes da sua reunião. A preparação para a sua reunião é essencial, e precisa de arranjar tempo para isso na sua agenda.
Aqui estão os assuntos que precisa de considerar antes da sua reunião:
- A estrutura da sua reunião e os diferentes passos que o levarão ao seu objetivo. Como faria para uma apresentação, é ideal fazer um esboço, no qual se pode apoiar durante a sua reunião, como uma orientação.
- Materiais de que poderá necessitar: bloco de cartas inteligentes, cubo de notas autocolantes, canetas de cores diferentes, etc.
- Táticas a utilizar para obter a opinião de todos durante a reunião.
- A estratégia a adotar para manter o controlo do tempo.
Depois de refletir sobre estes pontos, deve compilar as informações mais importantes com apontamentos manuscritos. Digitalize-os antes da sua reunião com a aplicação gratuita SCRIBZEE no seu smartphone e crie um lembrete associado. Assim não se esquecerá de a ler novamente antes da reunião. Esta é a forma ideal para o lembrar do objetivo e do método a seguir na reunião.
Ata para manter todos atualizados:
Para uma reunião mais interativa e colaborativa, tomar notas num flipchart ou no papel é o ideal. É também muito prático fazer atas de reunião.
Poupe tempo digitalizando os apontamentos da reunião com SCRIBZEE para resumir os seus pensamentos e especialmente a sua tomada de decisões. Isto pode ser completado, se necessário, por um resumo do seu problema inicial.
Não se esqueça de partilhar este relatório com a sua equipa através de SCRIBZEE, depois de ter digitalizado os diferentes elementos.
Acompanhamento do projeto ao longo do tempo:
Demasiadas vezes, a reunião acontece e depois… tudo para. Todos escreveram as suas tarefas, mas não há um acompanhamento real do projeto. Cada empregado trabalha em silos sobre o que deve fazer e a execução das tarefas permanece bastante opaca.
Para evitar esta armadilha, não hesite em acompanhar o progresso das tarefas em SCRIBZEE. Pode adicionar um estado ao relatório que digitalizou previamente. Estes estados personalizáveis irão acompanhar o progresso das suas tarefas. Desta forma, poderá acompanhar as realizações de todos e assegurar que o projeto avança o mais rapidamente possível.
O planeamento e a preparação são as chaves para o sucesso das reuniões. Quanto mais forem enquadradas com antecedência, mais flexibilidade terá para as implementar. Evitará o desperdício do seu tempo e do dos seus colegas.
