No malabarismo entre o trabalho e a sua vida pessoal, os dias podem ser agitados, e por vezes é difícil encontrar o seu rumo. Para evitar esquecer-se de preparar uma reunião ou perder a ata a minutos de a terminar, gostaríamos de partilhar consigo uma ferramenta simples que o ajudará a organizar-se com SCRIBZEE.

Nas reuniões, está dividido entre tomar notas à mão ou escrevê-las no seu computador? Embora possa parecer que o computador é a solução mais prática, as notas manuscritas têm muitas vantagens como, por exemplo, a escrita à mão:

• Ganhar proximidade com os seus contactos 💬.

De facto, o ecrã do computador que se ergue entre si e os outros participantes na reunião pode por vezes ser visto como uma barreira, não muito agradável para as outras pessoas que participam na reunião.

Pelo contrário, ao utilizar papel, a sua atenção é estimulada pela escrita à mão, pelo que estará mais atento ao que está a ser dito.

• Ter infinitas possibilidades de desenhar, esquematizar ou mapear as suas ideias 🌈.

Num computador, estas operações são mais complexas e ainda mais quando a reunião dura muito tempo, e vários assuntos são discutidos. Isto exige que se volte atrás nas notas anteriores, alterando-as, etc…. No papel, é fácil voltar atrás e acrescentar algumas notas, por isso, porquê tornar a vida difícil.

• Melhor memorização 🧠.

Sim, está provado, escrever à mão permite recordar mais facilmente. De facto, utilizar uma caneta para criar as palavras estimula muitas áreas do cérebro que são essenciais para a memorização. Se quiser memorizar melhor sem ter de voltar a rever as suas notas a cada 5 minutos, pegue na sua melhor caneta.

• Evite distracções 👨💻.

No computador, há muitas tentações: os e-mails que vê a entrar na sua caixa de entrada, todos os seus documentos e software à mão… Alguns segundos noutro lugar e perdeu o fio da reunião. No papel, nenhuma tentação significa um maior tempo de conentração durante toda a reunião!

Portanto, o papel tem muitos benefícios. Mas e depois da reunião ter terminado? Como organiza as suas notas manuscritas para tirar o máximo proveito delas?

As muitas características dos cadernos  compatíveis com SCRIBZEE tornarão a sua vida mais fácil. Continue a ler para saber mais 👇

Vincule as suas notas preparatórias e atas de reunião ao calendário SCRIBZEE e encontre tudo com um clique! 📅

Importe todos os compromissos do seu calendário profissional para SCRIBZEE para ter uma visão geral das suas reuniões. Mas isso não é tudo!

Depois de importar os seus compromissos de negócios, pode:

• Digitalizar as suas notas de preparação da reunião e ligá-las aos seus compromissos para estar o mais bem preparado possível no grande dia!
• Receber lembretes da SCRIBZEE após o fim dos seus compromissos para o lembrar de digitalizar as suas notas e atas de reuniões.

As suas notas manuscritas estão diretamente ligadas às reuniões e estarão disponíveis a partir do calendário SCRIBZEE. Poderá encontrar as suas notas muito facilmente e verificar as decisões tomadas durante a vossa última reunião. Ideal para o acompanhamento do projecto ao longo do tempo!

Um pré-requisito deve ser cumprido para poder importar as suas marcações para SCRIBZEE. As informações do seu calendário electrónico já devem estar visíveis no calendário do seu smartphone. Se não for este o caso, vá ao menu de definições do seu telefone e altere.

Uma vez cumprida esta condição, abra a SCRIBZEE e clique em “Definições”. Na secção “Calendário Móvel”, clique em “Calendário activado” de modo a que o botão fique verde. Concorde em partilhar o calendário do smartphone com SCRIBZEE e selecione o calendário que pretende ligar a SCRIBZEE. O seu calendário está agora ligado à aplicação e os seus eventos do calendário do smartphone aparecerão no calendário SCRIBZEE.

Se desejar, pode activar notificações para o lembrar de digitalizar as suas notas nos dias em que tem compromissos. Para o fazer, vá a “Definições” e depois à secção ‘Calendário Móvel’. Clique em ‘Lembrete de digitalização’ para que o botão fique verde. Ao clicar em ‘Hora do Lembrete’, pode escolher a hora em que o lembrete lhe será enviado.

Assim que o lembrete lhe for enviado, basta clicar nele e depois digitalizar a sua nota. SCRIBZEE irá associá-la automaticamente ao seu compromisso anterior.

Notificações para lhe lembrar de digitalizar as suas notas de reunião só são enviadas quando há pelo menos dois participantes. Isto significa que se tiver marcado uma reunião sem participantes, não lhe serão enviadas notificações. Poderá ainda digitalizar manualmente e ligar as suas notas à marcação no seu calendário SCRIBZEE. Basta ir a uma nota e clicar em “Ligar a um evento”. A sua nota é então associada ao evento que escolher no seu calendário. É uma óptima maneira de encontrar facilmente as suas digitalizações!

E ainda mais características úteis para os profissionais:

Com SCRIBZEE, pode também fazer alterações às suas notas, reorganizá-las, adicionar fotos e anotações. Estas ferramentas são ideais para reelaborar as suas notas após uma reunião sem ter de copiar tudo.

Se um dos seus colegas faltar a uma reunião ou se trabalhar em colaboração, é útil partilhar os seus apontamentos no formato que melhor lhe convier:

• PDF,
• Jpg,
• Directamente através da app para que os seus colegas possam tirar partido de todas as características de SCRIBZEE.

Finalmente, após uma reunião, temos muitas vezes tarefas a realizar. Para acompanhar a conclusão destas tarefas, foi acrescentada uma ferramenta simples ao SCRIBZEE: os estados de progresso. Estes permitem atribuir um código de cor (vermelho, laranja, verde) a cada nota para que possa acompanhar o progresso das suas tarefas.

Então, está pronto para testar a importação dos seus compromissos profissionais para o calendário SCRIBZEE para uma organização otimizada no trabalho?